Перевели автосервис «Автофорум» с 1С:Альфа-Авто 5.1 на 6.1 с учётом по двум юрлицам

ИП Вандышева Н. С. и ООО «Автофорум» — омский автобизнес: автосервис и продажа автозапчастей. У клиента работают два юр.лица: ИП на УСН и ООО на общей системе налогообложения. Часть продаж розничная, с применением патента. Несколько касс с эквайрингом.

С августа 2023 года компания 1С-Рарус сняла с продаж пятую редакцию «Альфа-Авто». Для тысяч автосервисов и автосалонов по стране это означает одно: пора переходить на 6.1 — иначе со временем не будет ни обновлений под законодательство, ни поддержки в случае проблем. К концу 2025 года к этой задаче подошёл и «Автофорум».

Для автосервиса просто «поставить новую версию» не получится — нужно перенести историю работы и не потерять то, что наработали годами:

Заказ-наряды с привязкой к исполнителям и цехам — основа всей работы автосервиса. Без них нельзя ни планировать загрузку, ни разбираться с историей по конкретной машине.

Складские остатки по запчастям — критичная цифра в день перехода, иначе на первом же заказе возникнет пересортица.

Прайс-листы и история цен — клиентам нужны привычные ценники, и история сделок должна остаться доступной.

Раздельный учёт по двум юр.лицам — ИП и ООО — с собственными префиксами нумерации, разными кассами и собственными правами пользователей.

УСН с патентом и эквайрингом — Книга доходов и расходов должна корректно отражать платежи по эквайрингу и розничные продажи с признаком «Патент».

Развернули новую базу и подготовили инфраструктуру

Стартовый блок проекта. Наш специалист зарегистрировал на сайте 1С-Рарус оба программных продукта — Альфа-Авто 5.1 (для последнего обновления и подготовки к переходу) и Альфа-Авто 6.1 (целевая редакция). Создал личный кабинет клиента, развернул чистую базу 6.1, установил модуль управления оборудованием для подключения касс. Затем коллега активировал поставку на 5 пользователей и установил все необходимые патчи.

Параллельно наш консультант обновил исходную базу 5.1 до релиза 5.1.48.03 — это последний релиз, под который ещё возможна выгрузка данных по правилам обмена.

Разработали правила обмена 5.1 → 6.1

Главная техническая задача проекта. Наш разработчик за четыре рабочих дня собрал полный комплект планов обмена для переноса данных из Альфа-Авто 5 в Альфа-Авто 6: справочники, заказы, реализации, цены, остатки и движения по складам.

После того как правила обкатали на копии базы, выполнили перенос цен номенклатуры, а ещё через несколько дней — полный перенос всех данных на рабочую базу с обновлением до актуального релиза 6.1. Клиент начал работать в новой системе с историей и остатками, без необходимости вводить данные руками.

Настроили учёт по двум юр.лицам

Один из самых тонких моментов проекта. У клиента два юр.лица в одной базе — ИП и ООО «Автофорум». Чтобы документы не путались, мы настроили префиксы нумерации «А» и «В» по организации и подразделению. В карточке каждого пользователя задали организацию и подразделение по умолчанию: сотрудник работает только в своей области, документы автоматически создаются в нужном юр.лице.

Поверх этого собрали несколько правил, которые упрощают жизнь сотрудникам:

Кассы по умолчанию выбираются в зависимости от организации пользователя — в ПКО и РКО.

В заказ-нарядах при создании автоматически проставляется правильное юр.лицо.

Цены раздельно ведутся для ИП и ООО — без дублирующих карточек номенклатуры.

Доработали заказ-наряд под автосервис

Заказ-наряд — самый используемый документ автосервиса. Мы перенесли столбец «Исполнитель» в начало документа, чтобы мастера сразу видели, кто работает по заказу. Настроили список исполнителей с признаком «Исполнитель» и привязкой к цеху — теперь при подборе мастера в наряд выпадает только релевантный список, без лишних сотрудников.

Закрыли книгу доходов и расходов УСН

После перехода на 6.1 возникла классическая проблема стыка: суммы по эквайринговым операциям и розничным продажам с патентом некорректно ложились в Книгу доходов и расходов. Наши консультанты проанализировали Книгу через настройки налогов и отчётов, проверили документы «Операция по платёжной карте» и «Отчёт о розничных продажах», нашли дубли договоров по эквайрингу, разобрались с признаком «Патент» в документах розничных продаж. После корректировок Книга формируется чисто и без перепроверок руками.

Поправили печатные формы и УПД

В новой редакции 6.1 по умолчанию выводятся данные, которые клиенту не нужны на печати. Наш разработчик доработал печатные формы: убрал лидирующие нули в номерах документов, отключил вывод кода номенклатуры в УПД из реализации и заказ-наряда, в счёте на оплату, в заказ-наряде. Подготовили печатную форму УКД, выводимую из «Корректировки реализации».

Настроили права, рассылку и быстрый поиск

Несколько небольших настроек, которые сильно облегчают ежедневную работу:

Шаблоны прав по группам пользователей и индивидуальные шаблоны для администратора, с правами на проведение документов ниже себестоимости и открытие внешних отчётов.

Регламентное задание раз в 5 минут для автоматической отправки счетов на оплату — клиент получает счёт сразу после нажатия «Отправить».

Поиск по артикулу через быстрые отборы и точный поиск — товаровед находит запчасть в каталоге за один клик.

Добавили в базу 4 новые кассы и настроили их видимость в документах ПКО и РКО для нужной организации.