Внедрили 1С:КА для импортёра бытовой техники ZUGEL: переход с УПП, маркетплейсы и учёт по ГТД

ООО «Цюгель Рус» — российский бренд встраиваемой бытовой техники ZUGEL. Импортирует и продаёт оптом кухонную технику: холодильники, посудомоечные машины, стиральные и сушильные машины, духовые шкафы, варочные панели, микроволновые печи, вытяжки. Бренд запущен в 2021 году, продаётся через маркетплейсы Ozon и Wildberries, а также поставляется в федеральные розничные сети и DIY-ретейлеры. Головной офис — в Москве, поставки по всей России.

Учёт компании вёлся в 1С:Управление производственным предприятием (УПП) — старой и сложной конфигурации, которую 1С больше не развивает. Бизнес тем временем расширялся: добавлялись новые партнёры, маркетплейсы и каналы ЭДО. УПП с этим уже не справлялась, новый функционал в неё закладывать было дорого и неперспективно. Задача — перейти на 1С:Комплексную автоматизацию и закрыть в одной системе сразу несколько слоёв сложности:

Импорт бытовой техники с учётом по таможенным декларациям (ГТД), регистрационным номерам партий (РНПТ) и прослеживаемости — каждая партия должна быть привязана к конкретной декларации, иначе налоговая снимет вычет.

Продажи через маркетплейсы Ozon, Wildberries и Яндекс.Маркет — по модели комиссии, с отчётами комиссионеров, возвратами и автоматическим заполнением номеров ГТД.

Поставки в крупные розничные сети по ЭДО — с обменом электронными документами и сверкой остатков по партиям.

Регламентированный учёт в отдельной 1С:Бухгалтерии — с синхронизацией и сверкой остатков по партиям между двумя базами.

Отчётность во ФТС — статистическая форма учёта перемещения товаров, учёт экосбора и расходов на утилизацию импортного товара.

Перевели данные с УПП на 1С:Комплексную автоматизацию

Главная стартовая задача. Наши разработчики собрали правила обмена УПП → КА за несколько рабочих дней по основным видам документов: справочники, поступления товаров, реализации, передачи товаров хранителю, таможенные декларации на импорт, счета-фактуры, поступления от хранителя, дополнительные расходы, возвраты от покупателя.

Параллельно наш главный аналитик настроил базу с нуля: организация, учётная политика и налоги, группы финансового учёта номенклатуры, статьи доходов и расходов, разделы НСИ. После каждой тестовой загрузки разбирали то, что не легло автоматически — отсутствие подразделений в перенесённых документах, неполнота статей расходов, дубли валют, ошибки в реквизитах. Параллельно нашим аналитикам пришлось вручную провести сотни документов реализации за прошлые периоды, чтобы получить целостную базу — без этой работы дальнейшая сверка остатков была невозможна.

Закрыли учёт импорта по ГТД и РНПТ

Самый сложный технический блок проекта. У импортёра каждая партия товара должна быть привязана к таможенной декларации — иначе налоговая снимет вычет, а возвраты и корректировки превратятся в проблему. В типовой 1С:КА таких механизмов недостаточно, поэтому наша команда дорабатывала систему под задачу.

Самая объемная аналитическая работа — анализ остатков по РНПТ и ГТД. Наш разработчик за один день проанализировал движения в регистре «Товары организаций» и выявил тысячи записей с расхождениями: по одним позициям номер ГТД был указан вместо РНПТ, по другим — количество в декларации расходилось с количеством в документе поступления. После этого мы устранили проблемы с остатками по РНПТ во всех документах, которые делают движения по этому регистру.

Дополнительно реализовали автоматическое заполнение реквизитов в справочнике «Номера ГТД» — номенклатуры, наименования товара и единицы измерения — прямо в момент проведения документа «Таможенная декларация на импорт». Это исключает ошибки ручного ввода и ускоряет работу с импортными партиями.

Подключили маркетплейсы и ЭДО

В одной системе теперь работают четыре канала продаж клиента:

Ozon — через расширение Synchrozon. Создали контрагента «Интернет Решения» и договор на комиссию, настроили выгрузку остатков и загрузку отчётов комиссионера с автозаполнением номеров ГТД и РНПТ.

Яндекс.Маркет — через одноимённое расширение. Аналогичная схема: отчёты комиссионера, проведение возвратов с правильными номерами партий.

Wildberries — синхронизация с 1С по API. Настроили обмен между 1С и личным кабинетом WB: автоматическая выгрузка остатков с учётом резерва и загрузка заказов клиента в 1С. Отдельно отработали выгрузку остатков по сверхгабаритным товарам — у WB по таким позициям свои правила учёта на складах.

ЭДО с партнёрами — через Контур.EDI и Контур.Диадок. Установили модули на тестовой и рабочей базе, настроили права пользователей. Дополнительно — отправка уведомлений партнёрам с файлом маркировок для маркетплейсов.

Прямые продажи — в крупные розничные сети и DIY-ретейлеры через стандартные документы 1С:КА с учётом партий и ГТД.

Настроили синхронизацию с 1С:Бухгалтерией

Регламентированный учёт «Цюгеля» ведётся в 1С:Бухгалтерии, оперативный — в 1С:Комплексная автоматизация. Наши разработчики настроили синхронизацию двух баз и сделали обработку, которая каждый день регистрирует к выгрузке нужные документы: реализации, передачи комиссионеру, приобретения импорта. После переноса данных провели сверку остатков между КА и БП по номерам ГТД — нашли и устранили расхождения по партиям, по дублям контрагентов и валют, по нумерации счетов-фактур.

Подняли отчётность во ФТС

Для импортёра в Россию обязательна статистическая форма учёта перемещения товаров — её сдают во ФТС регулярно. До нашей разработки её приходилось собирать руками. Мы реализовали автоматическое заполнение регламентированного отчёта на основе данных таможенных деклараций из 1С:КА.

Параллельно начали работу над учётом дополнительных расходов по импортному товару — экосбора и расходов на утилизацию. Это требование российского законодательства для импортёров бытовой техники: каждая поставка должна быть учтена в системе расширенной ответственности производителя.

Закрытие месяца и регламентированный учёт

Параллельно с разработками наш главный аналитик закрывал месяц за прошлые периоды — апрель–сентябрь 2023 и далее по графику. Это рутинная, но критичная работа: внесение недостающих реквизитов, настройка счетов учёта, отражение документов в регламентированном учёте, разбор курсовых разниц при импорте, корректировка статей расходов и распределения. Без такой работы система не закрывает периоды корректно и не даёт чистой регламентированной отчётности.

Параллельно настраивали отчёты под нужды клиента: ведомость по расчётам с клиентами, отчёт по дополнительным расходам импорта в разрезе статей и аналитики, отчёт по расходу денежных средств в разрезе сегментов контрагентов.

Настроили бюджетирование

Когда основной контур учёта был собран, перешли к планированию. Цель — вести бюджеты компании в одной системе и сравнивать план с фактом без выгрузок в Excel. В типовой 1С:КА подсистема бюджетирования есть, но под конкретный бизнес её собирают с нуля: модель, разрезы аналитики, правила сбора факта.

Настроили два ключевых бюджета — БДДС (движение денежных средств) и БДР (доходы и расходы). Для каждого собрали плановые таблицы, сводные отчёты и правила получения фактических данных из документов 1С — реализаций, поступлений, банковских операций. План-факт теперь формируется автоматически.

Сделали разрезы по подразделениям и направлениям деятельности — чтобы видеть, какой канал приносит сколько выручки и куда идут расходы. Отдельно прописали правила учёта возвратов прошлых периодов — без этой детали факт по выручке расходился с реальной картиной. На текущем этапе ставим задачу на разработку дополнительных бюджетных отчётов в форматах, привычных финансовому отделу клиента.

Собрали процесс согласования платежей

Параллельно с бюджетированием перенесли в 1С согласование платежей. Раньше заявки на оплату велись в Excel и переписке. Теперь — внутри системы, с понятными статусами и автоматической маршрутизацией.

При создании заявки на расходование ДС автоматически выставляется статус «Предварительно» — инициатор видит, что черновик создан, и переводит заявку в «Не согласована» для дальнейшего движения. Для рядовых сотрудников настроили автоматический отбор: пользователь видит только заявки, где он автор или заявитель — это убирает шум и закрывает доступ к чужим финансовым документам. При проведении документа «Списание безналичных ДС» заявителю автоматически уходит уведомление на почту — больше не нужно дёргать бухгалтерию вопросами «оплатили или нет».

Доработали расчёт себестоимости импорта

У импортёра в Россию себестоимость партии складывается из закупочной цены, таможенных платежей, экосбора и курсовых разниц при конвертации валюты. Типовая 1С:КА закрывает базовые сценарии, но под особенности «Цюгеля» нужны были доработки.

Собрали механизм автоматического распределения расходов конвертации валюты на себестоимость товаров — раньше эти суммы оседали в курсовых разницах и в стоимость партии не попадали. Доработали учёт экосбора: сумма экологического сбора по импортному товару теперь автоматически включается в себестоимость поставки, а не висит отдельной статьёй. Для проверки разработали отдельный отчёт по себестоимости с учётом всех дополнительных расходов — таможенный сбор, расходы по хозяйственным операциям — со сверкой против типового отчёта 1С.

Адаптировали документы под требования крупных партнёров

Каждый крупный ретейлер принимает первичку по своим правилам — отдельный набор требований к УПД, ТОРГ-12, счёту на оплату и формату ЭДО. Без такой адаптации поставка не проходит электронный документооборот и партнёр возвращает документ на правку. Под каждого ключевого партнёра «Цюгеля» доработали комплект документов индивидуально.

Одному партнёру настроили печатные формы УПД и ТОРГ-12 с вариантом для ГТД, счёт на оплату и выгрузку в ЭДО с уступочной надписью. Другому — счёт на оплату со штрихкодом товара вместо артикула. Третьему — УПД с расширенным набором реквизитов: грузополучатель, продавец, получатель, код поставщика и штрихкоды по позициям. Ещё одному — автозаполнение второго основания УПД в формате «Заказ № … от …». Параллельно убрали ручной ввод оснований документов в реализациях: при создании отгрузки система разбирает наименование договора и сама заполняет реквизиты основания.